Polityka ochrony danych osobowych

oraz Polityka plików cookies

Bricoman Polska sp. z o.o.

z siedzibą w Warszawie

ul. Murmańska 25,

04-203 Warszawa

Numer NIP: 1132568413

Numer KRS: 0000239320

SĄD REJONOWY DLA M.ST. WARSZAWY W WARSZAWIE,

XIV WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO

0. Terminologia bezpieczeństwa w Spółce Bricoman Polska sp. z o.o.

Niniejszy dokument, zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych oraz Bezpieczeństwa Systemów Informacji” (dalej: „Polityka”) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych jak też bezpieczeństwa informacji w systemach używanych na terenie spółki Bricoman spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Bricoman” lub „Spółka”). Polityka stanowi opis zabezpieczania systemów informacji w Bricoman, jak również politykę ochrony danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”).

1. Polityka Ochrony danych osobowych

Polityka w swojej treści przedstawia:

1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Bricoman,

2. jeśli jest to niezbędne – również odwołania do załączników uszczegółowiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki na terenie spółki jest wyznaczony w tym celu inspektor ochrony danych osobowych.

Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są również:

1. Bricoman,

2. wszyscy członkowie personelu Bricoman.

Spółka Bricoman powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, szczególnie w przypadkach gdy mamy do czynienia z przekazaniem im danych osobowych przez Bricoman. W tym celu Spółka zawiera z kontrahentami, którzy uzyskują dostęp do danych osobowych klientów Spółki umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych.

1.1. Ochrona danych osobowych w Spółce – procedury ochrony.

1.1.1. Podstawy ochrony danych osobowych w Spółce:

1. Legalność – Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem i jedynie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

2. Bezpieczeństwo – Spółka zapewnia poziom bezpieczeństwa danych odpowiadający sektorowi działalności Spółki, podejmując stale działania w tym zakresie (Spółka korzysta w tym zakresie z usług oferowanych przez podmioty zawodowo trudniące się problematyką ochrony danych, takich jak kancelarie prawne).

3. Prawa osób fizycznych – Spółka umożliwia osobom fizycznym, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw przyznanych przez przepisy RODO i realizuje te prawa, stosując się do wszystkich, opisanych w niniejszej Polityce stadiów ochrony danych.

4. Rozliczalność – Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność. Dokumentacja przechowywana jest w miejscach odpowiednio chronionych, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa przed wyciekiem danych.

1.1.2. Zasady ochrony danych

Spółka przetwarza dane osobowe mając na uwadze przede wszystkim, by przetwarzanie danych następowało:

1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm),

2. rzetelnie i z poszanowaniem praw jednostki (rzetelność),

3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą, mając na uwadze, że osoby fizyczne mają ograniczony czas na zaznajomienie się ze sposobami przetwarzania danych, stosowanymi przez Spółkę (transparentność),

4. w konkretnych celach i nie w celu bliżej niesprecyzowanych celów – przetwarzanie danych „na przyszłość” (minimalizacja),

5. jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny (adekwatność),

6. z dbałością o to, by przetwarzane przez Spółkę dane były zgodne z rzeczywistością (prawidłowość),

7. nie dłużej niż jest to niezbędne do wykonania obowiązków wynikających ze stosunku prawnego lub faktycznego łączącego Spółkę z drugą stroną i jedynie w takim zakresie, w jakim Spółka powiadomiła osobę fizyczną o czasie, w jakim dane będą przetwarzane (czasowość),

8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych z uwagi na potencjalne ryzyka i zagrożenia związane z operacjami, dokonywanymi na danych osobowych (bezpieczeństwo).

1.1.3. Stosowane systemy ochrony danych

System ochrony danych osobowych w Bricoman składa się przede wszystkim takich składników, jak:

1. Inwentaryzacja danych. Bricoman dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:

   1. przypadków przetwarzania danych osób niezidentyfikowanych przez Spółkę (dane niezidentyfikowane),

   2. przypadków przetwarzania danych dzieci,

   3. profilowania,

2. Rejestr Przetwarzania Danych Osobowych. Bricoman opracowuje, prowadzi i utrzymuje rejestr czynności dokonywanych na danych osobowych w Spółce (dalej: „Rejestr” lub „RCPD”). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności przetwarzania danych osobowych w Spółce z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

3. Podstawy prawne. Bricoman zapewnia, identyfikuje oraz weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

   1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość, by w prosty sposób zdeterminować możliwość komunikacji z osobami fizycznymi w określonych celach;

   2. uzasadnia przypadki, gdy Spółka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.

4. Obsługa praw jednostki. Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę ich praw (art. 12 ust. 3 RODO), realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

   1. obowiązek informacyjny. Spółka przekazuje osobom wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach (na początkowym etapie wdrażania przepisów RODO, Spółka legalizuje istniejącą bazę danych w zakresie w jakim chodzi o powiadomienie o nowych uprawnieniach przyznanych osobom fizycznym przez RODO) oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków, tak by móc wykazać ich wypełnienie w przypadku ewentualnej kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

   2. Wykonanie żądań osób fizycznych. Spółka zapewnia możliwość wykonania żądań kierowanych do niej przez osoby fizyczne, których dane osobowe przetwarza zarówno przez siebie i swoich przetwarzających (obowiązki procesorów nałożone w drodze umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych),

   3. obsługa żądań osób fizycznych. Spółka zapewnia odpowiednie nakłady finansowe jak również w zakresie personelu oraz procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO, jak również by ich wykonanie zostało każdorazowo udokumentowane we właściwy sposób,

   4. zawiadamianie o naruszeniach. Spółka stosuje procedury, które pozwalają ustalić konieczność zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych. W tym celu inspektor ochrony danych osobowych w osobie do tego wyznaczonej, nadzoruje procesy przetwarzania danych w ten sposób, by zawiadomienie o naruszeniach mogło nastąpić niezwłocznie, jednak zawsze w terminach nie późniejszych niż określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

5. Minimalizacja. Spółka wdrożyła zasady i metody kompatybilne z określoną przepisami RODO zasadą minimalizacji, w ten sposób by nie przetwarzać danych osobowych zbędnych i nadmiarowych. Spółka poprzez zasadę minimalizacji dąży, by w jej bazie danych nie znajdowały się dane, które nie są absolutnie niezbędne do poprawnego wykonywania stosunków prawnych i faktycznych łączących ją z jej klientami i kontrahentami (privacy by default), a w tym:

   1. zasady pomagające efektywnie zarządzać adekwatnością danych już na etapie zbierania danych (formularze przystosowane do niepobierania danych nadmiarowych),

   2. zasady zarządzania dostępem do danych osób fizycznych, które o taki dostęp wnioskują, poprzez odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych za te kwestie na terenie Spółki jak również przygotowanie odpowiedniej procedury działania,

   3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności, a w efekcie niezwłocznego usuwania danych osobowych osób fizycznych, gdy wygaśnie podstawa prawna do takiego działania.

6. Bezpieczeństwo. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

   1. przeprowadza niezbędne analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii, stosując przy tym odpowiednią skalę ryzyk, stanowiącą załącznik do Rejestru Czynności Przetwarzania Danych w Spółce,

   2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie ze względu na ich charakter lub miejsce przechowywania,

   3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka,

   4. posiada wewnętrzne procedury zarządzania bezpieczeństwem informacji,

   5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.

7. Podmioty Przetwarzające. Spółka posiada zasady weryfikacji podmiotów przetwarzających dane na rzecz spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (w tym celu z każdym podmiotem przetwarzającym dane osobowe powierzone przez Spółkę zawierana jest umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia, przede wszystkim poprzez stosowanie wymogów przedstawienia przez podmioty przetwarzające stosowanych w spółce procedur zabezpieczenia, będących załącznikami do umów powierzenia przetwarzania danych w imieniu Spółki.

8. Przekazywanie danych do państw trzecich. Spółka weryfikuje czy dane osobowe osób fizycznych nie są przekazywane do państw trzecich (tj. poza teren Unii Europejskiej, Norwegii, Lichtensteinu i Islandii) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnia zgodne z prawem warunki takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

9. Privacy by design. Spółka zarządza zmianami wpływającymi na prywatność i kontroluje je w odpowiedni ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych sposób. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

10. Przetwarzanie transgraniczne. Spółka każdorazowo weryfikuje czy nie zachodzi przypadek transgranicznego przetwarzania danych osobowych, by w tym celu wypełnić wszystkie prawne obowiązki nakładane w związku z tym na administratora.

1.2. INWENTARYZACJA

1.2.1. Dane szczególnych kategorii i dane karne

Spółka nie identyfikuje przypadków, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne w związku z czym nie jest niezbędne utrzymywanie mechanizmów dedykowanych zapewnieniu zgodności przetwarzania tych kategorii danych osobowych z prawem.

1.2.2. Dane niezidentyfikowane

Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, w związku z czym gdy zachodzi taka konieczność, podejmuje wszystkie niezbędne czynności ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

1.2.3. Profilowanie 

Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych w związku z czym podejmuje wszelkie środki i starania, by ten proces odbywał się zgodnie z prawem i poszanowaniem praw osób fizycznych, których dane są przetwarzane.

1.2.4. Współadministrowanie 

Spółka nie identyfikuje przypadków współadministrowania danymi osobowymi.

1.3. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH (DALEJ: „RCPD”)

1.  RCPD Stanowi  formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę przewodnika przetwarzania danych i jest jednym z podstawowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności tak, by nie tylko podmioty kontrolujące przetwarzanie danych mogły w czytelny sposób określić sposób wykonywania obowiązków nałożonych na administratora danych, ale również administrator mógł zidentyfikować wewnętrzne naruszenia i reagował na nie.

2. Bricoman prowadzi RCPD, w którym inwentaryzuje i nadzoruje sposoby, w jakie wykorzystuje dane osobowe.

3. RCPD jest, obok niniejszego dokumentu, jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.

4. W RCPD dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb RCPD, Spółka odnotowuje co najmniej:

   1. nazwę czynności,

   2. jednostkę organizacyjną

   3. cel przetwarzania,

   4. kategorie osób,

   5. kategorie danych,

   6. podstawę prawną przetwarzania,

   7. źródło danych,

   8. planowany termin usunięcia kategorii danych,

   9. nazwę współadministratora i jego dane kontaktowe (jeśli dotyczy),

   10. nazwę podmiotu przetwarzającego i jego dane kontaktowe (jeśli dotyczy)

   11. kategorie odbiorców (jeśli dotyczy),

   12. nazwę systemu lub oprogramowania, używanego przy przetwarzaniu danych osobowych,

   13. Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa zgodnie z art. 32 ust. 1,

   14. Transfer do kraju trzeciego lub organizacji międzynarodowej (nazwa kraju i podmiotu),

   15. w przypadku transferu opisanego w art. 49 ust. 1 akapit drugi  RODO - dokumentację odpowiednich zabezpieczeń.

5. Wzór RCPD stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”, Wzór RCPD zawiera także kolumny niewymagane prawem. W kolumnach nieobowiązkowych Spółka rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść RCPD ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenia z niej.  Do rejestru spółka dołącza skalę ryzyk, która w pełniejszy sposób pozwala określić zagrożenia związane z przetwarzaniem konkretnych kategorii danych, by w najlepszy możliwy sposób dopasować środki ochrony do kategorii przetwarzanych danych.

1.4. PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

1. Bricoman dokumentuje w RCPD podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania, by móc dostosowywać rejestr do nowelizacji aktów prawnych, z których wynikają obowiązki.

2. Poprzez wskazanie w dokumentach ogólnej podstawy prawnej (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, uzasadniony cel Spółki), Bricoman dookreśla podstawę w precyzyjny sposób, gdy jest to potrzebne i niezbędne ze względu na kategorię danych i zasadę przejrzystości. W ten sposób Spółka wskazuje np. zakres uzyskiwanej zgody, przedstawiając jednocześnie cel, w jakim jest ona uzyskiwana, a gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne itp. – wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując konkretny cel, np. marketing bezpośredni, obronę przed roszczeniami jak również możliwość ich dochodzenia.

3. Bricoman wdraża metody zarządzania zgodami, umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu na każdym etapie przetwarzania danych, zgody na komunikację na odległość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. 2004 Nr 171 poz. 1800) oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 Nr 144 poz. 1204) jak również rejestracją odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, żądanie usunięcia danych itp.).

1.5. PROCEDURY OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

1. Bricoman dba o czytelność przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza, tak by mieć pewność, że osoba zapoznała się z przekazywanymi informacjami oraz że w pełni zrozumiała ich treść. W tym celu Spółka współpracuje z podmiotami zewnętrznymi (radcy prawni) w celu stworzenia obowiązków informacyjnych o treści możliwie najbardziej przejrzystej i zgodnej z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

2. Bricoman ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez działania takie jak: umieszczanie na stronie internetowej Spółki linków do informacji o prawach osób, sposobie korzystania z nich w Spółce, jak również metodach kontaktu ze Spółką w tym celu.

3. Bricoman dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób fizycznych, których dane osobowe przetwarza poprzez stosowanie odpowiednich procedur i formularzy, za pomocą których udziela odpowiedzi na żądania i pytania kierowane do Spółki w przedmiocie ochrony danych osobowych osób fizycznych, których dane są przetwarzane.

4. Bricoman wprowadza adekwatne metody identyfikacji osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych w ten sposób, by osoby nieuprawnione nie uzyskały dostępu do danych osobowych, które ich nie dotyczą.

5. W celu realizacji praw jednostki Bricoman zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób, przetwarzane przez Spółkę, w celu skutecznej odpowiedzi na żądania osób fizycznych, udostępniając im dane osobowe ich dotyczące jak również dając im możliwość skorzystania z takich uprawnień jak sprostowanie danych, ich usunięcie czy przeniesienie (w takim zakresie, w jakim to możliwe).

6. Bricoman dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób fizycznych w celu zachowania transparentności działania Spółki w dziedzinie ochrony danych osobowych.

1.6. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

1. Bricoman, w porozumieniu z podmiotami zewnętrznymi (radcy prawni) określa zgodne z prawem i skuteczne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

2. Bricoman informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby (art. 12 ust. 3 RODO) w przypadku, gdy rozpatrzenie jej żądania przed upływem tego terminu jest niemożliwe.

3. Bricoman informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, w sytuacji gdy dane osobowe pozyskane są bezpośrednio od tej osoby.

4. Bricoman informuje osobę o przetwarzaniu danych osobowych, również w sytuacji gdy dane osobowe pozyskane są niebezpośrednio od tej osoby.

5. Bricoman określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, jeśli tylko jest to możliwe (np. informacja przy wejściu do budynku o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

6. Bricoman informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych, jeśli zachodzi taka sytuacja.

7. Bricoman informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych (chyba, że wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku lub byłoby niemożliwe).

8. Bricoman informuje osobę o prawie sprzeciwu jak również wszystkich przysługujących jej prawach, których źródłem jest art. 13 lub 14 RODO, względem przetwarzania jej danych osobowych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

9. Bricoman bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

1.7. ŻĄDANIA OSÓB FIZYCZNYCH, KTÓRYCH DANE PRZETWARZA SPÓŁKA

1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Bricoman wprowadza gwarancje ochrony praw osób trzecich w przedmiocie ochrony ich danych osobowych. W sytuacji gdy np. wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych mogłoby wpłynąć niekorzystnie na prawa i wolności innych osób lub w sposób istotny naruszyć ich interesy prawne (np. prawa związane z ochroną danych innych osób gdy Spółka musiałaby udostępnić dokumenty zawierające dane osobowe zainteresowanego, które zawierają również dane osobowe innych osób, które nie mogą być z różnych względów zanonimizowane, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową lub dobra osobiste), Spółka może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub odmówić zadośćuczynienia żądaniu.

2. Odmowa zadośćuczynienia żądaniu. Bricoman, w drodze przesłania odpowiedniego formularza, informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych w przypadku gdy z różnych względów, o których mowa w niniejszym dokumencie lub wynikających bezpośrednio z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. obowiązki podatkowe) spełnienie żądania osoby jest niemożliwe.

3. Dostęp do danych osobowych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Bricoman informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres przetwarzania odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych). Spółka umożliwia dostęp do danych osobowych osobie, która o to wnioskuje, jednak tylko w przypadku gdy nie zagraża to naruszeniem danych osobowych innych osób (brak możliwości zanonimizowania danych osobowych niedotyczących bezpośrednio osoby kierującej żądanie lub ryzyko udostępnienia tajemnicy handlowej itp.). Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że każda kolejna (po pierwszej) kopia danych osobowych jest kopią, za którą Spółka może pobrać odpowiednie opłaty, uzasadnione nakładem pracy związanym z jej uzyskaniem i wydaniem osobie zainteresowanej.

4. Zaprzestanie przetwarzania. Bricoman informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

5. Sprostowanie danych. Bricoman dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby fizycznej, której dane osobowe przetwarzane przez Spółkę dotyczą. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowość danych, których sprostowania się domaga.

6. Uzupełnienie danych. Bricoman uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych w związku z faktem przekazanych już osobie fizycznej dokumentów informującym ją o celach przetwarzania (np. Bricoman nie powinien zgodnie z niniejszym dokumentem przetwarzać danych, które są zbędne lub nadmiarowe). Spółka może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją okoliczności faktyczne uzasadniające obawy, że oświadczenie osoby, która kieruje żądanie jest niewiarygodne.

7. Kopie danych. Na żądanie, Bricoman wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych, z zastrzeżeniem sytuacji zawartych w niniejszym dokumencie, związanych z możliwością naruszenia danych osobowych osób trzeich.

8. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby, Bricoman wydaje w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu komputerowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Spółki.

9. Prawo do odwołania przy przetwarzaniu danych osobowych. Jeżeli Bricoman przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, Spółka zapewnia jednocześnie możliwość odwołania się do decyzji współpracownika lub członka zarządu, upoważnionego do tego typu działania po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja: 

   1. jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką,

   2. jest wprost dozwolona przepisami prawa,

   3. opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.

10. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Bricoman usuwa dane, gdy:

    1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebranie, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach lub celach wymaganych przepisami prawa,

    2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a Spółka nie dysponuje inną podstawą prawną przetwarzania,

    3. osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,

    4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

    5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,

    6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług oferowanych bezpośrednio dziecku.

Bricoman określa sposób realizacji prawa do usunięcia danych mając przy tym na uwadze obowiązek zapewnienia efektywnej realizacji tego prawa. Mowa przede wszystkim o zasadzie bezpieczeństwa, a także poszanowaniu obowiązku weryfikacji, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę na stronie internetowej lub w celu marketingowym wydarzenia organizowanego przez Spółkę lub takiego, w którym Spółka bierze czynny udział, przy jednoczesnym założeniu otrzymania niezbędnych zgód osób, których dane osobowe są przetwarzane w ten sposób, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

11. Ograniczenie przetwarzania. Bricoman dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

    1. dane osobowe przetwarzane przez Spółkę są kwestionowane przez osobę fizyczną, której dane dotyczą – na okres niezbędny z punktu widzenia weryfikacji ich prawidłowości,

    2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, jednak osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, chcąc jedynie by ich przetwarzanie zostało ograniczone ze względu na wskazane przez nią cele,

    3. Bricoman nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania jej danych osobowych – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Bricoman zachodzą prawnie uzasadnione podstawy prawne nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu (np. przepisy podatkowe i inne).

W trakcie ograniczenia przetwarzania Bricoman przechowuje dane, natomiast nie wykorzystuje ich oraz nie przekazuje osobom trzecim, ani innym podmiotom odrębnym od Spółki i jej pracowników, uprawnionych do dostępu do przedmiotowych danych. Wyjątkiem jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą jak również ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych, Bricoman na żądanie osoby, której przetwarzane dane osobowe dotyczą, informuje tę osobę o odbiorcach danych.

12. Sprzeciw przeciwko przetwarzaniu danych osobowych. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Bricoman w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka uwzględni sprzeciw. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, gdy po stronie spółki zachodzą ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które ze względu na całokształt okoliczności i powszechnie obowiązujące przepisy prawa należy uznać za nadrzędne wobec interesów i praw osoby zgłaszającej sprzeciw.

13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane przez Bricoman zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu bezpośredniego, Spółka uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania, bez wyjątków motywowanych sytuacją faktyczną lub przepisami prawa.

1.8. MINIMALIZACJA PRZETWARZANIA DANYCH

Bricoman dba o minimalizację przetwarzania danych z punktu widzenia zasad, takich jak:

1. adekwatności przetwarzanych danych osobowych do celów, dla których są one przetwarzane,

2. dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę,

3. czasu przechowywania danych osobowych.

1.8.1. Minimalizacja dostępu do danych osobowych

Bricoman stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych, które mają charakter prawny (zobowiązania współpracowników do poufności, upoważnienia współpracowników posiadających dostęp do danych osobowych), fizyczny (dostęp do plików z danymi osobowymi tylko dla osób upoważnionych w sposób by możliwie zminimalizować ryzyko wycieku danych, zamykanie pomieszczeń) i logistyczny (przydzielenie odpowiednich haseł dostępu do danych osobowych w ten sposób, by zminimalizować ryzyko dostępu do danych osób nieupoważnionych).

Bricoman stosuje również kontrolę dostępu fizycznego poprzez niedopuszczanie do miejsc pracy klientów i osób, które nie podpisały ze Spółką umowy współpracy i odpowiednich aneksów upoważniających ich do dostępu do danych jak również oświadczeń w zakresie zachowania poufności.

Bricoman dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

Bricoman dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. 
 

1.8.2. Minimalizacja czasu przetwarzania danych

Bricoman wdraża mechanizmy kontroli przetwarzania danych osobowych w Spółce na wszystkich etapach przetwarzania, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w RCPD jak również w obowiązkach informacyjnych, przekazywanych osobom, których dane osobowe są przetwarzane.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów informatycznych Spółki jak też z miejsc przechowywania dokumentów, zawierających dane osobowe.
Dane, o których mowa powyżej mogą być archiwizowane w uzasadnionych przypadkach oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Bricoman.

1.8.3. Minimalizacja zakresu przetwarzania danych 

Przy wdrażaniu do funkcjonowania Spółki RODO, Bricoman zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres w jakim przedmiotowe dane są przetwarzane jak również ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania.

Bricoman zobowiązuje się dokonywać okresowego przeglądu treści przetwarzanych danych osobowych, ich ilości i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

Bricoman przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych osobowych, w sposób o którym mowa powyżej, w ramach procedur zarządzania przedmiotową zmianą (privacy by design).

1.9. BEZPIECZEŃSTWO PRZETWARZANIA DANYCH W SPÓŁCE

Bricoman zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw osób fizycznych w związku z charakterem danych osobowych, które są przetwarzane jak również miejsc, w których dane są przechowywane.

1.9.1 Analizy ryzyka

Bricoman przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

1. Bricoman zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji i cyberbezpieczeństwie – wewnętrznie oraz ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych (kancelarie prawne wyspecjalizowane w zakresie ochrony danych osobowych na terenie przedsiębiorstw).

2. Bricoman kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają tworząc przy tym odpowiedni rejestr przetwarzania danych, na którym opiera się Spółka przy doborze procedur ochrony danych.

3. Bricoman przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Bricoman analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter i zakres jak również cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, w szczególności ze względu na rodzaj i charakter przetwarzanych danych.

4. Bricoman ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym celu Bricoman ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście, jak:

   1. pseudonimizacja,

   2. szyfrowanie danych osobowych,

   3. inne środki, składające się na zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności, dostępności i adekwatności działalności systemów i usług przetwarzania, w tym przede wszystkich systemów informatycznych,

   4. środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom awarii systemowych, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego, tak aby Spółka mogła zapewnić:

      1. zabezpieczenie przed wyciekiem danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę,

      2. możliwość efektywnego korzystania z praw przyznawanych osobom fizycznym przez RODO (art. 15-22 RODO).

2. Oceny skutków dla ochrony danych

Bricoman dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka (stanowiącą załącznik do RCPD), ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

2.1. Środki bezpieczeństwa podejmowane przez spółkę

Bricoman stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka, właściwych dla poszczególnych kategorii przetwarzania danych jak również adekwatności podejmowanych środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce.

2.2. Raportowanie naruszeń

Bricoman stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia jak również zawiadomienie osoby, której dane osobowe przetwarzane przez Spółkę zostały naruszone, tak by zainteresowana osoba mogła podjąć niezbędne kroki w celu ochrony swoich praw.

3. PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE DANE OSOBOWE (TZW. „PROCESORY”)

Bricoman posiada zasady doboru i weryfikacji podmiotów przetwarzających dane na rzecz i w imieniu Spółki. Przedmiotowe zasady i procedury zostały opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający zapewniali gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółce, w sposób o którym stanowią postanowienia RODO, dostosowany jednocześnie do specyfiki spółki tak, by jak najskuteczniej chronić przetwarzane dane osobowe.

Bricoman przyjął odpowiednie wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych, która stanowi Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.

Bricoman rozlicza przetwarzających z  wykorzystania podwykonawców przetwarzania danych osobowych, jak też z innych wymagań wynikających z zasad powierzenia danych osobowych. W tym celu Spółka nakłada na podmioty przetwarzające obowiązki przestrzegania reguł bezpieczeństwa u podwykonawców przetwarzania w zakresie w jakim mowa o nałożeniu na te podmioty dokładnie takich samych wymagań faktycznych i prawnych jak na podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratora.

3.1. PRZESYŁANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Bricoman rejestruje w RCPD przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2018 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych do państw trzecich, w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Spółka okresowo weryfikuje zachowania użytkowników.

4. POLITYKA PLIKÓW COOKIES BRICOMAN POLSKA

Pliki cookies są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, dostępnej pod adresem URL: http://bricoman.adakomia.pl. Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, w sposób dostosowany do indywidualnych zainteresowań, używamy ich do zbierania danych statystycznych w celu optymalizacji funkcjonalności strony internetowej. Kliknij "Zaakceptuj i kontynuuj", aby zaakceptować użycie plików cookies i przejść bezpośrednio do naszej strony internetowej lub "Więcej informacji", aby uzyskać szczegółowy opis typów plików cookies używanych na naszej stronie internetowej, aby następnie zdecydować, który z nich zaakceptować.

WIĘCEJ INFORMACJI

Poniżej znajduje się lista plików cookies używanych na naszej stronie internetowej z podziałem na poszczególne kategorie. 

Proszę zdecydować, czy nasza strona internetowa może wykorzystywać funkcjonalne i / lub reklamowe pliki cookies, jak opisano poniżej:

Ściśle niezbędne pliki cookies

Te pliki cookies są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania naszej strony internetowej.

Przykłady działań dozwolonych:

• Zapewnienie bezpiecznej procedury logowania, 

• Zapamiętywanie etapu, na którym Państwo byli podczas podejmowania działań za pośrednictwem naszej strony internetowej.

Przykłady działań niedozwolonych:

• Zapewnienie spójnej i dopasowanej do potrzeb użytkowników strony internetowej,

• Zapisywanie danych logowania,

• Możliwość promowania komentarzy,

• Możliwość udostępniania strony w serwisach społecznościowych,

• Prezentowanie reklam pasujących do zainteresowań użytkownika.

Funkcjonalne pliki cookies

Te pliki cookies pozwalają nam analizować sposób korzystania ze strony internetowej  w celu pomiaru i poprawy jej wydajności.

Przykłady dozwolonych działań:

• Zapewnienie spójnej i dopasowanej do potrzeb użytkowników strony internetowej,

• Zapewnienie bezpiecznej procedury logowania,

• Zapamiętywanie etapu, na którym Państwo byli podczas podejmowania działań za pośrednictwem naszej strony internetowej,

• Zapisywanie danych logowania.

Przykłady działań zabronionych:

• Prezentowanie reklamy dopasowanej do zainteresowań użytkownika (reklamy spersonalizowane),

• Możliwość promowania komentarzy,

• Możliwość udostępniania stron internetowych w serwisach społecznościowych.

„Reklamowe” pliki cookies

Te pliki cookies są wykorzystywane przez agencje reklamowe do umieszczania reklam dostosowanych do zainteresowań naszych użytkowników.

Przykłady dozwolonych działań:

• Możliwość udostępniania stron internetowych w serwisach społecznościowych,

• Prezentowanie reklam pasujących do zainteresowań użytkownika,

• Zapewnienie bezpiecznej procedury logowania,

• Zapamiętywanie etapu, na którym Państwo byli podczas podejmowania działań za pośrednictwem naszej strony internetowej,

• Zapisywanie danych logowania,

• Możliwość promowania komentarzy.

Co mogą Państwo zrobić, jeśli nie chcą Państwo, by na Państwa urządzeniu były umieszczane pliki cookies?

Odwiedzając naszą stronę internetową, zgadzają się Państwo się na wykorzystywanie przez nas plików cookies zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszym dokumencie. Możecie Państwo jednak z łatwością dostosować ustawienia prywatności, wybierając jedną z trzech opcji, zgodnie z którą pliki cookies zostaną umieszczone na Państwa urządzeniu w opisany powyżej sposób. 

Ważne jest, żeby wiedzieli Państwo, że można usunąć istniejące pliki cookies z urządzenia, jak również zablokować umieszczenie na nim plików cookies w przyszłości. W tym celu należy zmienić ustawienia przeglądarki internetowej.

UWAGA! Wszystkie modyfikacje ograniczające wykorzystywanie plików cookies przez przeglądarkę, będą miały widoczny efekt na Państwa odczucia związane z korzystaniem z naszej strony internetowej, a część przygotowanych przez nas usług może nie funkcjonować poprawnie bądź wcale.

Jakie rodzaje plików cookies są przez nas wykorzystywane oraz jak je klasyfikujemy?

Przygotowaliśmy listę rodzajów plików cookies używanych na naszej stronie internetowej, wraz z przykładami, jak poszczególne ich typy są przez nas stosowane w celu ulepszenia i ułatwienia użytkownikom korzystania z naszych usług. Wszystkie pliki cookies należą do jednego z dwóch poniższych typów.

1. Pliki sesyjne - są usuwane po każdym zamknięciu przeglądarki. 

2. Pliki trwałe - pozostają na urządzeniu przez dłuższy okres. Dzięki tym plikom jesteśmy w stanie rozpoznać Państwa urządzenie, gdy ponownie odwiedzają Państwo naszą stronę internetową.

Aby odpowiedzieć na potencjalne pytania o sposób oraz różne rodzaje wykorzystywanych przez nas plików cookies, poniżej przygotowaliśmy zestawienie kategorii plików cookies, wraz z przykładami.

Oświadczenie o prywatności

Mamy na uwadze, iż ochrona prywatności danej osoby w Internecie jest ważna nie tylko ze względu na najnowsze regulacje prawne. Ma również wpływ na przyszłość biznesu internetowego i sprawia, że użytkownicy czują, że ich dane osobowe są w Internecie chronione w takim stopniu jak w realnym świecie. Niniejsze oświadczenie o prywatności zostało stworzone w celu wykazania naszego zaangażowania w ochronę indywidualnych praw w zakresie ochrony danych osobowych i prywatności.

Czy cała zawartość naszej strony jest zgodna z polityką prywatności?

Nasza strona internetowa może zawierać linki do zewnętrznych (w tym zagranicznych) stron internetowych. Nie ponosimy odpowiedzialności za zawartość tych stron oraz ich praktyk dotyczących polityki prywatności.  W związku z tym, zalecamy uważne przeczytanie oświadczeń o ochronie prywatności zewnętrznych stron internetowych.

Czego dotyczy niniejsze oświadczenie o prywatności?

Niniejsze oświadczenie o prywatności dotyczy danych osobowych przekazywanych do nas lub danych mających związek z danymi osobowymi. 

Korzystanie z serwisu przez dzieci.

Niniejsza strona internetowa nie jest przeznaczona dla osób w wieku poniżej 16 lat. Jeśli mają Państwo mniej niż 16 lat, nie możecie Państwo korzystać z tej strony internetowej.

5. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Bricoman w sposób aktywny reaguje na zmiany w zakresie przetwarzania danych osobowych, które mają lub mogą mieć wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

W tym celu zasady prowadzenia projektów i przedsięwzięć przez Bricoman odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych. Spółka planując nowe projekty, uwzględnia bezpieczeństwo i minimalizację przetwarzania danych od początku projektu.

6. ZAŁĄCZNIKI

6.1. Klasyfikacja dokumentów

Ten dokument jest sklasyfikowany jako "dokument wewnętrzny ADEO" i nie powinien być ujawniany na zewnątrz firmy bez formalnej zgody zarządu lub CISO.

6.2. Własność, aktualizacja i przegląd

Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych jest własnością Bricoman Polska sp. z o.o. Aktuailizacja tego dokumentu jest wykonywana przez Spółkę.